Факсимиле: как и где использовать?
Факсимиле – это своеобразная разновидность штампа, с помощью которого возможно производить чью-либо подпись. Наличие такого штампа позволяет производить определенную работу с документами без присутствия ответственного лица. Чаще всего факсимиле используют для внутренней работы компании.
В идеале, необходимо документально определить круг лиц, которые могут использовать факсимиле и перечень документов, в которых может стоять «копия подписи» определенного лица, а так же ответственность за хранение и правомочность применения. Чаще всего к этим лицам относится руководящий состав компании или организации.
Факсимиле на официальных документах
При оформлении сделок между двумя или несколькими компаниями факсимиле может быть использовано только в тех случая, когда существуют специальные договоренности между разными юридическими лицами. Эти договоренности могут быть одним из пунктов в договоре о сотрудничестве или оформлены отдельным соглашением. В таком соглашении должны быть обязательные пункты:
• перечень лиц, с указанием должностей, которые имеют право пользоваться факсимиле;
• образец оттиска подписи и полная ее расшифровка;
• порядок действия сторон в случае форс-мажорных обстоятельств;
• срок действия соглашения.
После заключения подобного договора документооборот между компаниями может вестись с применением факсимильной подписи, однако это не касается целого ряда документов: счетов-фактур, товарных накладных, налоговой отчетности и т.д.
В каких случаях не рекомендуется использовать факсимиле
• Использование факсимиле не находит одобрения в таких государственных структурах как: Министерство финансов, налоговая инспекция, арбитражный суд.
• Финансовые документы, заверенные факсимиле, не рассматриваются при начислении НДС и налога на прибыль.
• Доверенность с факсимильной подписью считается недействительной, независимо от того кто, кому и что доверяет.
• В судах, договора, скрепленные такой печатью, чаще всего, вызывают дополнительные запросы по наличию отдельного соглашения между структурами, участвовавшими в сделке. Суд вправе запросить так же и лицензию фирмы, которая производила печать. Чаще всего договора, имеющие факсимильную подпись одной из сторон, считаются ничтожными.
• В соответствии с письмом МНС РФ от 1 апреля 2004 г. "Об использовании факсимиле подписи" запрещено использовать факсимильные подписи должностных лиц территориальных налоговых инспекций.
Подготовил С. Реутов
Назад в раздел
